活動預算(suàn)是活動策劃必須做(zuò)的(de)事情，決定了(le)活動的(de)方方面面，這(zhè)是活動的(de)基礎。活動策劃者，要明(míng)白企業以及參會者想從活動中得(de)到什(shén)麽，并以此來(lái)安排活動目的(de)地、活動日程以及活動花費等。

活動的(de)目的(de)确立之後，評價活動的(de)需求就成了(le)關鍵，例如，場(chǎng)地面積要求、活動日程和(hé)功能規劃，以及活動放在一周的(de)什(shén)麽時(shí)間舉辦等。以上所有因素都會對(duì)預算(suàn)産生影(yǐng)響。所以，活動策劃者需要熟悉活動客人(rén)，如果他(tā)們的(de)級别較高(gāo)，成本可(kě)能就會更高(gāo)一些。特别的(de)需求，例如餐飲需要，會影(yǐng)響餐飲成本。客人(rén)們來(lái)自哪裏會影(yǐng)響到活動的(de)地點的(de)選擇，當然也(yě)會影(yǐng)響到成本。在收集了(le)以上信息之後，活動策劃者應當起草(cǎo)一個(gè)預算(suàn)計劃，以幫助計算(suàn)收入和(hé)支出。回顧一下(xià)上一屆活動的(de)曆史，如果有的(de)話(huà)，就有助于降低活動相關的(de)成本。

活動花費一般分(fēn)爲以下(xià)幾個(gè)部分(fēn)，包括客房(fáng)、交通(tōng)運輸、餐飲、視聽(tīng)、印刷材料、行政管理(lǐ)、娛樂(yuè)、演講人(rén)報酬等。在每一個(gè)種類中，預算(suàn)策劃應該包括3個(gè)欄目：一是預期投入，二是實際花費，三是這(zhè)兩者之間的(de)差額。是否具體按照(zhào)以上三點來(lái)做(zuò)并不重要，重要的(de)是要明(míng)白你關注的(de)是活動成本的(de)底線。在每一個(gè)開支項目中，把與活動開支相關的(de)内容都找出來(lái)，包括所有的(de)稅款、展覽費用(yòng)、服務費用(yòng)、贈品費用(yòng)，以及一些附加費用(yòng)，例如高(gāo)爾夫俱樂(yuè)部的(de)租金等。如果說活動可(kě)以帶來(lái)收入，例如贊助收入，建議(yì)制作一個(gè)收入數據表格。當然，隻有在會後才能知道精确的(de)數字，一般需要留出10%左右的(de)預算(suàn)作爲不可(kě)預見開支。